Microsoft Project -управление проектами



Распечатка

Один из наиболее распространенных способов распространения плана проекта — представление в печатном виде. Но распечатать план проекта не так просто, как, например, документ Microsoft Word: ведь план обычно занимает несколько экранов в ширину и несколько в высоту.

В этом уроке вы научитесь распечатывать план проекта и узнаете, как настроить параметры печати, чтобы на бумаге отображалась только нужная вам информация. На бумаге может быть меньше данных, чем в представлении на экране, но может быть и больше, и вы узнаете, как добавлять в распечатку строки со сводной информацией.

Во второй части урока вы научитесь вносить в план проекта изменения, которые могли быть получены при согласовании. Вы узнаете, как импортировать измененные данные из файлов в текстовых форматах, формате Excel и других. Кроме того, вы узнаете, как сравнивать версии планов проектов MS Project и определять, какие изменения были внесены в более позднюю версию плана.

Часто документы требуется предоставлять на подпись в бумажном виде, поэтому нужно уметь распечатать план проекта. При распечатке MS Project выводит на бумагу данные из активного представления, поэтому прежде, чем переходить к печати, нужно открыть требуемое представление и отобрать в нем данные, применив по необходимости сортировку, группировку или фильтрацию.

Вставка разрывов страниц

Обычно при печати представлений программа автоматически разделяет длинные таблицы, продолжая печать на следующей странице, когда страница заканчивается. Этот режим можно изменить, до начала печати вставив в таблицу разрывы страниц. Для этого нужно установить курсор в строку таблицы, над которой должен быть вставлен разрыв, и выбрать команду меню Insert > Page Break (Вставка > Разрыв страниц). Например, в файле 4.mрр мы вставили такой разрыв после третьей задачи, в результате чего при печати первые три задачи стали выводиться на отдельную страницу (рис. 18.1).

Чтобы удалить разрыв страниц, нужно установить курсор под разрывом и зайти в меню Insert (Вставка), где появится команда Remove Page Break (Удалить разрыв страниц), которой и нужно воспользоваться.

В таблицу можно вставить неограниченное число разрывов страниц и иногда, после того как некоторое число разрывов было добавлено, их нужно удалить все сразу. В таком случае нужно выделить любой из столбцов таблицы и затем открыть меню Insert (Вставка). Теперь знакомая нам команда будет называться Remove Alt Page Breaks (Удалить все разрывы страниц), и после щелчка на ней все разрывы страниц в таблице будут удалены.

Рис. 18.1. После вставки разрыва страниц между строками таблицы на странице печатается не максимально возможное число строк, а число строк, ограниченное разрывом

П диалоговом окне (рис. 18.2, файл 4.mрр) сочетаются стандартные для семейст-i . Microsoft Office параметры и специфические, присущие только MS Project. Специфические параметры расположены в разделе Timescale (Интервал дат) внизу диалогового окна. Если выбрать переключатель АИ (Все), то программа распечатает всю информацию из активного представления. Если же выбрать переключатель Dates (Даты) и указать соответствующие даты в полях From (С) и То (По), то MS Project распечатает только информацию, относящуюся к выбранному временному диапазону.

Настройки параметров печати

Когда нужное представление открыто и данные для печати отобраны, можно перейти к настройкам параметров печати. Эти настройки осуществляются в диалоговом окне Print (Печать), открываемом командой меню File > Print (Файл > Печать). Повременные данные при печати обычно занимают больше одной страницы в ширину, например, если у временной шкалы выбраны мелкие единицы измерения. Чтобы при печати план проекта всегда имел ширину в одну страницу, нужно установить флажок Print left column of pages only (Печатать только левые столбцы страниц). В таком случае программа будет убирать повременные данные, не умещающиеся на первой странице.

Рис. 18.2. Настройки параметров печати

Параметры для настройки интервала дат доступны, только если печатается представление с повременными данными, например Gantt Chart (Диаграмма Ганта) или Calendar (Календарь). А при печати представления Network Diagram (Сетевой график) эти параметры будут недоступны.

Рядом с разделом Timescale (Интервал дат) расположен флажок Manual page breaks (Ручные разрыву страниц). Когда он установлен, при печати плана проекта страницы формируются с учетом вставленных вручную разрывов. Если же этот флажок снять, то вставленные разрывы учитываться не будут.

Сделав настройки, можно распечатать план, нажав кнопку ОК, или просмотреть, как план будет размещен на страницах при печати. Для этого нужно нажать кнопку Preview (Просмотр).

Предварительный просмотр перед печатью

Диалоговое окно предварительного просмотра представлено на рис. 18.1. В середине диалогового окна показан макет страницы с размещенным на ней планом проекта, а выше расположены кнопки для работы с макетом.

ПРИМЕЧАНИЕ
Диалоговое окно предварительного просмотра можно открыть с помощью кнопки Print Preview (Предварительный просмотр) на стандартной панели инструментов.

Первые четыре кнопки (см. рис. 18.1) служат для переключения между составляющими макет страницами по горизонтали и по вертикали. Следующая кнопка, Zoom (Масштаб), служит для увеличения или уменьшения размера макета, а кнопки One Page (Одна страница) и Multiple Pages (Несколько страниц) — для переключения между режимами отображения макета. Нажатие кнопки One Page (Одна страница) включает режим, при котором в центре диалогового окна отображается одна страница макета, а нажатие кнопки Multiple Pages (Несколько страниц) включает режим просмотра сразу нескольких страниц макета.

Если макет вам подходит, то распечатать его можно, нажав кнопку Print (Печать). Если в макете отображаются не те данные, которые требуется распечатать, и вам необходимо вернуться к настройкам представления, нужно нажать кнопку Close (Закрыть). A если в макете отображаются корректные данные, но не устраивает общая компоновка макета, то ее можно изменить, нажав кнопку Page Setup (Параметры страницы). В диалоговое окно настройки параметров страницы можно также попасть с помощью одноименной команды в меню File (Файл).

Настройка параметров страницы

Диалоговое окно настройки параметров страницы состоит из нескольких вкладок. На первой из них, Page (Страница), определяются общие параметры печатной страницы для плана проекта (рис. 18.3, файл 4.mрр).

Рис. 18.3. Диалоговое окно настройки параметров страницы

В разделе Orientation (Ориентация) определяется, как будет располагаться бумага: вертикально (переключатель Portrait (Книжная)) или горизонтально (переключатель Landscape (Альбомная)).

С помощью параметров раздела Scaling (Масштаб) можно уменьшить или увеличить размер изображения плана на бумаге. Переключатель Adjust to % normal size (Установить в % от натуральной величины) определяет, будет ли изображение проекта при печати соответствовать своим истинным размерам (при значении параметра 100) или же будет уменьшено (меньше 100) или увеличено (больше 100). Если выбрать переключатель Fit to pages wide by tall (Разместить не более чем на стр. в ширину и стр. в высоту) и указать число страниц в ширину и в высоту, то программа сама подберет масштаб для печати плана проекта на указанном числе страниц.

В нижнем разделе вкладки в раскрывающемся списке Paper Size (Размер бумаги) выбирается размер листа бумаги, а в поле First page number (Номер первой страницы) вводится номер, указываемый на первой странице распечатки. Если в этом поле ввести значение Auto (Авто), то нумерация страниц начнется с единицы. При этом подпись Page (Стр.) перед цифрой программа установит автоматически.

На вкладке Margins (Поля) настраиваются поля страниц. В центре вкладки представлен макет страницы с помеченными полями. Чтобы изменить их размер, нужно указать число в сантиметрах рядом с нужным полем. Например, на рис. 18.4 (файл S.mpp) мы увеличили правое поле до 2 см.

Рис. 18.4. Вкладка настройки полей страницы

Поля могут оставаться невидимыми или же печататься, образуя рамку. Для установки режима печати полей нужно выбрать соответствующий переключатель в разделе Borders around (Границы). Если выбрать переключатель Every page (У каждой страницы), то поля будут печататься на всех страницах, а при выборе Outer pages (У внешних страниц) — только на первой и последней. Последний переключатель доступен только при печати представления Network Diagram (Сетевой график). Наконец, если выбрать переключатель None (Нет), то поля печататься не будут ни на одной из страниц.

На вкладке Header (Верхний колонтитул) определяются параметры печати верхнего колонтитула страницы. В верхней части вкладки расположена область Preview (Просмотр), в которой отображается вид колонтитула с текущими настройками. Сами настройки осуществляются ниже (рис. 18.5, файл 5.mpp).

Рис. 18.5. Настройка верхнего колонтитула страницы

В центре вкладки расположено поле для ввода содержимого колонтитула. Под ним находятся два раскрывающихся списка, с помощью которых в колонтитул можно добавить общую информацию о проекте или одно из свойств суммарной задачи проекта.

Для добавли; ия в колонтитул общей информации, например названия проекта, нужно выбрав соответствующий пункт в раскрывающемся списке General (Общие), а для добавления данных о суммарной задаче — в раскрывающемся списке Project fields (Поля проекта). Выбрав требуемое значение в списке, нужно нажать кнопку Add (Добавить), расположенную напротив списка, для добавления данных в колонтитул. В область ввода будет добавлено обозначение соответствующего поля, а в области просмотра отобразится значение этого поля. Например, на рис. 18.5 в область ввода добавлено поле Project Title (Название проекта), а в области просмотра отображается его значение — Издание номера журнала.

Над областью ввода расположены вкладки, с помощью которых можно определить, в какой части колонтитула — левой, средней или правой — будут помещены значения полей. Следует выбрать соответствующую вкладку — Left (Влево), Center (По центру) или Right (Вправо), а затем вводить данные.

В области ввода данных отображаются только данные, относящиеся к выбранной вкладке, а в области просмотра отображаются значения всех введенных полей. Например, на рис. 18.5 по центру колонтитула отображается название проекта, справа — имя автора. В области ввода выбрана вкладка Center (По центру),
и отображается только поле, размещенное в центре колонтитула, а в области просмотра видны значения обоих полей.

Под областью ввода расположено несколько кнопок (см. рис. 18.5) для форматирования колонтитулов. Чтобы изменить шрифт, используемый для вывода значения поля при печати, нужно выделить название поля в области ввода и нажать кнопку Format Text Font (Шрифт), крайнюю слева. Она открывает стандартное диалоговое окно настройки шрифта. Например, на рис. 18.5 название проекта отображается полужирным и более крупным шрифтом, чем фамилия автора проекта, представленная курсивным начертанием.
Крайняя правая кнопка, Insert Picture (Вставка рисунка), предназначена для вставки в колонтитул рисунка из файла. С ее помощью можно, например, добавить к распечатке плана проекта логотип вашей организации. Остальные кнопки дублируют раскрывающиеся списки, предназначенные для выбора вставляемых в колонтитул полей.

На рис. 18.6 (файл S.mpp) представлен макет страницы, верхний колонтитул которой отформатирован в соответствии с настройками на рис. 18.5. Как вы видите, реальный вид колонтитула немного отличается от того, что отображается в области предварительного просмотра. Дело в том, что размер области просмотра существенно меньше размера колонтитула, и поэтому в ней данные отображаются с сохранением пропорций, но не в реальном размере. Это^ стоит иметь в виду при форматировании колонтитулов.

Рис. 18.6. Макет страницы с отформатированным верхним колонтитулом

Вкладка Footer (Нижний колонтитул) полностью повторяет вкладку для верхнего колонтитула. Единственным отличием является то, что сделанные изменения отображаются не в верхней части страницы, а в нижней.
На вкладке Legend (Легенда) определяются параметры отображения сопроводительной информации к графику, так называемой легенды. Структура этой вкладки повторяет структуру двух предыдущих и содержит дополнительные параметры, расположенные в правой колонке (рис. 18.7, файл 5.mpp).

Легенда занимает довольно много места на странице и не всегда нужна, особенно если все элементы графика знакомы тем, для кого он печатается. Чтобы сэкономить место, занимаемое легендой, нужно воспользоваться переключателями в правой колонке вкладки. Если выбран переключатель Every page (На каждой странице), то легенда отображается внизу каждой из страниц распечатки. Если страниц много, то в целях экономии бумаги можно выделить под легенду отдельную страницу, выбрав переключатель Legend page (На странице легенды). Наконец, чтобы не печатать легенду, нужно выбрать переключатель None (Нет).

Рис. 18.7. Вкладка настройки легенды

Отображаемая в легенде текстовая информация, редактируемая на вкладке, занимает только небольшую ее часть. Ширина этой части определяется расположенным под переключателями счетчиком Width (Ширина). Шрифт текстовой информации определяется в центральном ноле ввода, как и на предыдущих вкладках, а вот шрифт подписей легенды определяется после нажатия кнопки Legend Labels (Надписи легенды).

На рис. 18.8 (файл Б.mрр) видно, как выглядит легенда плана после настройки. Область с те стовой информацией располагается слева, и в пей отображается название проекта и текущая дата (это стандартная настройка MS Project). В области легенды шрифт подписей изменен на полужирный курсив и размер его увеличен.

Рис. 18.8. Легенда плана после настроек

На последней вкладке, View (Вид), определяются параметры отбора данных из представления для печати (рис. 18.9, файл б.mрр). Если установить флажок Print all sheet columns (Печатать все столбцы листа), то в страницу будут включены все столбцы, входящие в открытую таблицу представления. Если же этот флажок снять, то на страницу попадут только видимые в окне столбцы таблицы. В таком случае вид страницы будет соответствовать виду представления.

Рис. 18.9. На вкладке View (Вид) определяется, какие данные из представления будут печататься

Обычно колонки печатаются на страницах в той же последовательности, в которой они отображаются в окне программы. Если распечатка занимает несколько страниц в ширину, то часть колонок попадает на первую страницу, часть на вторую и т. д. Но в таком случае при просмотре распечатки легко запутаться, потому что не всегда понятно, где искать продолжение строк, начатых на первой странице. Чтобы избавиться от путаницы, удобно выводить некоторые поля (например, название задачи) на всех страницах, тогда легко можно понять, к какой задаче относятся данные в таблице на любой странице. Установив флажок Print first columns on all pages (Печатать указанное число первых столбцов на всех страницах) и указав число колонок в счетчике, можно определить, сколько именно колонок (считая с левого края таблицы, открытой в представлении) будет печататься на каждой странице.

Часто задачи сопровождаются заметками, и их тоже нужно распечатать. Для этого следует установить флажок Print notes (Печатать заметки). Заметки будут помещены на отдельной странице, и рядом с каждой из них будет указан номер задачи, ресурса или назначения, к которым они относятся.

При печати таких представлений, как диаграмма Ганта, для больших планов некоторые страницы остаются пустыми, например, когда диаграмма занимает несколько страниц в ширину и в высоту. Чтобы страницы без данных не печатались, нужно снять флажок Print blank pages (Печатать пустые страницы). После этого страницы сохранятся в макете, но будут отображаться затененными.

Повременные данные обычно занимают лишь часть страницы. В таком случае программа может их автоматически форматировать в сторону уменьшения или увеличения, чтобы на странице не оставалось пустого пространства. Для этого нужно установить флажок Fittimescaleto end of page (Форматировать шкалу времени для печати на целом числе страниц).

Два последних флажка доступны только при печати представлений использования задач или ресурсов и предназначены для отображения в распечатки сводных сумм по столбцам или по строкам представления. Если установить флажок Print row totals for values within print date range (Печатать итоги строк для значений в диапазоне дат печати), то на диаграмму использования задач или ресурсов после повременных данных будет добавлен столбец с суммой повременных данных. Если же установить флажок Print column totals (Печатать итоги столбцов), то в таблицу и на диаграмму добавится строка Total (Итого), в которой будут суммироваться все данные столбцов.

На рис. 18.10 (файл б.mрр) мы установили оба флажка суммирования данных. Благодаря флажку Print row totals for values within print date range (Печатать итоги строк для значений в диапазоне дат печати) на диаграмму добавился столбец Total (Итого), в котором отображены суммы всех данных в строках диаграммы. А из-за установленного флажка Print column totals (Печатать итоги столбцов) в таблицу слева от диаграммы и на саму диаграмму добавилась строка Total (Итого), ячейки которой заполнены суммами данных в каждом из столбцов, даже в сводном.

Рис. 18.10. Суммирование данных при печати

Начало Вперед